Dosya bütünlüğünün belgelerin delil değerine etkisi: Kişisel verileri koruma mevzuatı ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu Kararları açısından bir inceleme

Abstract

Kurumlarda oluşan belgeler, gerçekleştirilen faaliyetlerin birer temsilcisidir. Aynı zamanda bir hak, yetki veya yükümlülük gösterdiklerinden delil değerine sahiptirler. Belgeler, ait olduğu faaliyetle ilgili ilk işlem başladığında üretilir, tanımlanır, aralarında organik bağ kurularak yeni oluşan belgelerle bir araya getirilir ve işlemler tamamlandığında saklanmak ya da imha edilmek üzere dosyalarıyla birlikte tasfiye edilir. Tüm bunlar, tabii olarak farklı süreç yönetimlerini gündeme getirmektedir. İşte bu süreçlerden belgeleri ait olduğu işe göre aralarında organik bağ kurarak bütünlük içerisinde bir araya getirme olarak adlandırılan dosyalama, delil değeri açısından ayrı bir önem teşkil etmektedir. Burada kritik olan husus ise dosya bütünlüğüdür. Çünkü, kurumsal fonksiyonlar neticesinde oluşan ve bu yönüyle bir hak, yetki veya yükümlülük içererek delil değerine sahip olan belgelerin diğer paydaşlarıyla birlikte bir bütünlük içerisinde yapılan işleri temsil edecek mahiyette bir araya getirilmesi gerekir. Hâliyle dosya bütünlüğü belgelerin delil değerini kuvvetlendirdiği gibi, mevcut olmaması da delil değerini tartışmaya açabilir. Dosyalama işi yapılırken kişisel verileri koruma kanunu gibi prosedürlere dayanılarak imha edilmesi talep edilen belgelerin durumu da dikkate alınmalıdır. Bu belgeler, imha edildikleri takdirde ait olduğu işin ihtiva ettiği hak, yetki veya yükümlülüğün gücünü azaltacak mahiyetteyse dosyadaki diğer belgelerin de delil değeri zayıflayabilecektir. Bu yüzden Kişisel Verileri Koruma Kanunu (KVKK) kapsamında yapılan belge imha talepleri sadece belgenin içeriği değil, onun üretildiği kurumda paydaşı olan diğer belgelerle arz ettiği dosya bütünlüğü açısından da kritik edilmelidir. Durum böyle olunca çalışmanın sorusu, “belgelerin delil değeri açısından değerlendirildiğinde KVKK dosya bütünlüğü meselesine nasıl bir etki yapmaktadır” şeklinde belirlenmiştir. Çalışmada “KVKK mevzuatı ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul) kararlarında dosya bütünlüğü meselesine yeteri kadar dikkat edilmemektedir” kanaatiyle hareket edilmiştir. Bu kanaati sınamak için nitel araştırma yöntemlerinden durum çalışması benimsenmiş, literatürdeki kaynaklar incelenmiştir. Çalışmada öncelikle dosya bütünlüğü ve dosyalama meselesi açıklanmış; KVKK mevzuatının dosyalamayla ilişkili olabileceği düşünülen hükümleri irdelenmiştir. Sonrasında ise dosya bütünlüğü ile belgelerin delil değerine etkisi açısından Kurulun çeşitli kararları üzerinden örnek olay incelemesi yapılmıştır. Bu yapılırken saklama ve imha politikalarıyla birlikte kişisel veri envanteri hazırlama süreci de tartışılmıştır. Tüm bunların neticesinde kanun yapıcılar ile uygulamacılara çeşitli öneriler sunulmuştur.